KNF

Normas para la prestación de información y supervisión en los contratos de subcontratación

De conformidad con el art. 6a-6d y art. 111b de la Ley de 29 de agosto de 1997 - Ley Bancaria (Gaceta Oficial de 2002, N° 72, artículo 665, según enmendada), BackOffice Outsourcing Sp. z o.o. se compromete, en virtud de acuerdos celebrados con bancos e instituciones financieras, a garantizar la plena transparencia y cooperación para permitir una supervisión eficaz de la ejecución de las actividades encomendadas.

En particular, la Sociedad se compromete a:

1. Proporcionar a los bancos, instituciones financieras, los auditores legales del Banco y la Autoridad de Supervisión Financiera de Polonia (KNF) los siguientes documentos e información:

• registro vigente y documentos formales y legales, incluidos extractos del Registro de la Audiencia Nacional, decisiones administrativas, licencias, permisos, certificados y otros documentos que acrediten la legalidad y el estado de la actividad empresarial de BackOffice Outsourcing, así como el cumplimiento del alcance de los servicios de outsourcing realizados;
• estados financieros para los períodos contractuales y precontractuales, junto con los dictámenes e informes de auditoría, si se ha realizado auditoría legal o voluntaria, y los informes de gestión o balances trimestrales, si estuvieran disponibles;
• planes de continuidad del negocio (BCP) y procedimientos para asegurar la prestación ininterrumpida de servicios de subcontratación en caso de eventos extraordinarios, crisis o fallas técnicas, junto con informes de pruebas de escenarios de emergencia y documentación de revisión periódica del BCP;
• descripciones y procedimientos de seguridad de la información– incluidas reglas implementadas consistentes con las normas ISO 27001, ISO 22301 e ISO 9001 – relacionadas con la gestión de incidentes, control de acceso, protección de datos personales y política de seguridad física y lógica;
• resultados de la auditoría– tanto externos (por ejemplo, llevados a cabo por organismos de certificación o la autoridad contratante) como internos, que cubren el funcionamiento de los sistemas de control, el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y la eficacia de los mecanismos de supervisión implementados;
• documentación operativa y ejecutiva relacionados con la implementación del objeto del contrato, incluyendo descripciones de procesos operativos, instrucciones, cronogramas, registros de actividades y procedimientos internos en materia de subcontratación;

2. Permitir que el Banco, una institución financiera, el auditor legal del Banco o la Autoridad de Supervisión Financiera de Polonia realicen una auditoría en el ámbito de:

• inspecciones en sitio en los lugares donde se desarrolle la materia del contrato de subcontratación, incluido el acceso a quirófanos, equipos, documentación en papel y electrónica y sistemas informáticos;
• verificación de seguridad del procesamiento de información, tanto desde el punto de vista técnico (por ejemplo, seguridad de la red, control de acceso, copias de seguridad) como organizativo (roles y permisos, separación de funciones, cumplimiento de la política de seguridad);
• entrevistas al personal realización de actividades objeto del contrato, en términos de explicaciones sobre cómo se prestan los servicios, tratamiento de situaciones inusuales, funcionamiento de mecanismos de control y cumplimiento de procedimientos.

3. Informar inmediatamente a los bancos, instituciones financieras o a la Autoridad de Supervisión Financiera de Polonia sobre:

• cualquier hecho o riesgo, que puede o potencialmente tener un impacto negativo significativo en la ejecución del objeto del contrato, incluido en particular:
  • Fallos del sistema informático, interrupciones del servicio, incidentes de violación de datos,
  • detección de violaciones a disposiciones legales, reglamentos internos o condiciones contractuales,
  • casos de pérdida de integridad de datos, pérdida de disponibilidad del servicio, exposición a ataques externos,
  • insolvencia, reestructuración o situaciones financieras que afecten la capacidad de continuar prestando servicios;
• acciones de subcontratistas o de terceros que afecten a la prestación de los servicios cubiertos por el contrato, incluidos cambios en el estatus legal, renuncia a los servicios de un subcontratista, transferencia de datos fuera del EEE o cambios significativos en el método de prestación de servicios.

4. Obligaciones adicionales en materia de supervisión y transparencia de la cooperación con los bancos y la Autoridad de Supervisión Financiera de Polonia:

• proporcionar un punto de contacto exclusivo en la estructura organizativa de la Sociedad para atender las solicitudes de supervisión e inspección (Responsable de Cumplimiento, Departamento de Control Interno, Inspector de Protección de Datos),
• mantenimiento de documentación de archivo sobre la ejecución de contratos por un período de al menos 5 años desde su terminación, disponible a solicitud de la autoridad supervisora o del banco,
• tomando acciones correctivas y correctivas con base en las recomendaciones posteriores a la auditoría y presentando informes sobre la implementación de estas recomendaciones a las entidades supervisoras correspondientes.

BackOffice Outsourcing Sp. z o.o. trata las obligaciones de información y la cooperación con las autoridades de supervisión como la base de la confianza en las relaciones con el sector financiero. La transparencia, la puntualidad y la integridad de la información proporcionada son la base para una subcontratación responsable de acuerdo con la Ley Bancaria y las buenas prácticas regulatorias de la Autoridad de Supervisión Financiera de Polonia.