¿Cuánto cuesta realmente gestionar el correo dentro de la empresa? 7 costes ocultos
El salario es solo una parte. Descubre qué incluir al comparar la gestión interna con la externalización.
El coste del correo empresarial suele reducirse a franqueo, sobres y papel. Sin embargo, la partida principal puede ser el tiempo del personal repartido entre muchas tareas pequeñas. Como ninguna parece importante por separado, su efecto total se pasa por alto.
1. Tiempo de proceso
Incluye recogida, clasificación, registro, escaneo, preparación, desplazamientos, esperas, devoluciones y archivo. Conviene medir varios días representativos.
2. Sustituciones e interrupciones
Vacaciones, enfermedad o trabajos urgentes trasladan la tarea a otra persona. Sin sustitución planificada, los documentos esperan y el conocimiento queda concentrado.
3. Espacio y equipos
Impresoras, escáneres, consumibles, armarios, zona de clasificación y almacenamiento seguro generan costes de mantenimiento, energía y compra.
4. Errores y repetición
Una dirección incorrecta, un anexo ausente, una versión equivocada o un plazo omitido obligan a repetir el trabajo y pueden causar reclamaciones o retrasos.
5. Falta de información
Sin datos sobre volúmenes, devoluciones y tiempos resulta difícil mejorar. Preparar informes manuales también consume recursos.
6. Seguridad y cumplimiento
Control de acceso, procedimientos, formación, archivo y respuesta a incidentes requieren recursos aunque aparezcan en otros presupuestos.
7. Coste de oportunidad
El coste mayor puede ser el trabajo para clientes, ventas o proyectos que el empleado dejó de hacer mientras gestionaba correspondencia rutinaria.
¿Cómo comparar los modelos?
Calcula las horas mensuales con el coste laboral completo. Añade equipos, espacio, materiales, errores y sustituciones. Compara el total con el servicio externo considerando alcance, SLA e informes.
Un análisis fiable no supone que un modelo siempre sea mejor. Muestra dónde nace el coste y qué tareas conviene mantener o externalizar.
Preguntas frecuentes
¿Debe incluirse el desplazamiento a Correos?
Sí. El desplazamiento, la espera y la liquidación forman parte del tiempo del proceso.
¿Externalizar siempre es más barato?
No. Depende del volumen, alcance, automatización y coste del proceso actual.